---

Každá firma dnes řeší stejnou otázku: má smysl sejít se osobně, nebo to zvládneme online? Správná odpověď závisí na tom, co od akce očekáváte. A málokdo ji má předem jasně promyšlenou.

Nejdřív nepříjemná pravda o online meetinzích

Online meeting je pohodlnější. Nikdo necestuje, nikdo neřeší parkování, náklady jsou nižší a do kalendáře se vejde víc schůzek za den. Jenže pohodlí a efektivita nejsou totéž.

Lidé na online meetinzích jsou fyzicky přítomní, ale pozornost si rozdělují. Schovaní za vypnutou kamerou kontrolují e-maily, píší zprávy, jedí oběd. Diskuze se nerozvinuje přirozeně, mluví vždy jen jeden, ostatní čekají. Nápady, které vznikají spontánně u flip chartu nebo u kávy, prostě v Teams callu nevznikají.

To neznamená, že online formát je špatně. Znamená to, že má svůj čas a místo. A záměna těch dvou formátů stojí firmy víc, než si uvědomují.

Co se děje na prezenční akci, co online nedokáže nahradit

Diskuze a rozhodování

Účastníci prezenčních akcí se do diskuze zapojují výrazně více. Nejsou rozptýlení prostředím domova nebo kanceláře, reagují na řeč těla ostatních, debata se přirozeně rozvíjí. Rozhodnutí, která by online trvala tři schůzky, padnou na místě.

Síťování a budování vztahů

Nejcennější rozhovory se neodehrávají v průběhu programu, ale během přestávky u kávy nebo po skončení akce. Tato neformální výměna – nápad zmíněný mimochodem, kontakt předaný osobně, důvěra vybudovaná pohledem z očí do očí – je něco, co online prostředí systematicky odstraňuje. Přitom právě tyto momenty jsou důvodem, proč firmy do vzdělávání a setkávání vůbec investují.

Soustředění a přítomnost

Prezenční formát má jednu skrytou výhodu. Vytrhne účastníky z jejich běžného prostředí. Nejsou ve své kanceláři, nemají po ruce agendu dalšího dne, nemohou rychle vyřídit jeden e-mail. Jsou tady. A to se na výsledku akce projeví.

Kdy má hybridní formát smysl

Hybridní akce, kdy je část účastníků v místnosti, část online, není kompromis nebo levnější náhražka. Je to vědomé rozhodnutí, že někteří lidé mají právo být v obraze, i když fyzicky přijet nemohou.

V praxi hybridní připojení nejčastěji využívají rodiče na rodičovské dovolené, kteří chtějí udržet kontakt s děním ve firmě, lidé pečující o seniory nebo nemocné, kteří nemohou opustit domov, a kolegové ze vzdálených míst, tedy z jiných krajů nebo ze zahraničí, pro které by cesta na akci neodpovídala délce nebo charakteru programu.

Pro ty, kteří se nemohou zúčastnit ani online, je užitečné pořídit záznam z akce. Přehrají si ho, až budou mít prostor. Umožníte jim tak zůstat v obraze, i když tentokrát nemohli být přítomni vůbec.

Příběh z praxe academy HUB

Když hybridní formát zachrání celý pracovní den

Před časem se nám přihodilo něco, co žádný organizátor nechce zažít. Třicet zaměstnanců jednoho z našich klientů přišlo ráno do academy HUB na plánované školení. Zahraniční lektor, který měl školení vést, na místě nebyl. Den předem mu na letišti v Itálii zrušili let kvůli bouři.

Mohlo to skončit jako ztracený den třiceti lidí. Nestalo se. Lektor se dopoledne připojil online, místnost měla potřebnou techniku a školení proběhlo. Třicet lidí sedělo spolu v místnosti, lektor vedl program na obrazovce. Nebylo to ideální, ale podařilo se nám zachránit čas třiceti lidí.

Hybridní formát není jen módní výraz. Je to záchranná síť pro situace, které neplánujete.

Kdy online formát skutečně stačí

Není třeba se sejít vždy a za každou cenu. Online formát dává jasný smysl v těchto situacích:

• Krátká informační aktualizace. Jde o předání informace, ne o diskuzi. Trvá do třiceti minut, tok informací je jednosměrný. Nikdo nic nerozhoduje, jen se dozví, co se děje.
• Opakující se statusové meetingy. Tým reportuje stav úkolů, vedoucí vyslechne. Žádné strategické rozhodování, žádná debata o směřování. Čistě operativní.
• Navazující schůzka po prezenční akci. Výsledky jsou dohodnuté z předchozího setkání, jde jen o kontrolu plnění. Vztahy jsou vybudované, kontext je sdílený.
• Mezinárodní tým s vysokými cestovními náklady. Pokud by cesta účastníků z různých zemí trvala déle nebo stála více, než je délka a hodnota samotné akce, je online racionální volba.
• Webinář nebo jednosměrná prezentace. Čistě vzdělávací obsah, kde posluchači nepotřebují interagovat navzájem. Přednášející mluví, ostatní poslouchají a případně pokládají otázky v chatu.

Jednoduché pravidlo pro výběr formátu

Než potvrdíte pozvánku, položte si jednu otázku: Čekáme od této akce rozhodnutí, diskuzi nebo budování vztahů?

• Pokud ano, jeďte naživo. Prezenční formát to zvládne lépe, rychleji a s výsledkem, který přetrvá.
• Pokud ne, online stačí. Ušetříte čas i náklady a výsledek bude stejný.
• Hybridní formát volte tehdy, kdy část lidí z objektivních důvodů přijet nemůže, ale jejich přítomnost, byť online, má pro ně nebo pro firmu smysl.

Jak hybridní akce pořádat v academy HUB

Hybridní formát stojí a padá s technikou a prostorem. Místnost, kde polovina účastníků kouká na malý notebook v rohu, hybridní akcí není. Je to prezenční akce s online divákem.

V academy HUB máme prostory vybavené pro plnohodnotné hybridní akce: kvalitní obrazovky, kamery a mikrofony, které zachytí celou místnost, a stabilní připojení, na které se lze spolehnout. Online účastníci vidí a slyší vše, co se v místnosti děje, moderátor s nimi může pracovat stejně jako s těmi v místnosti.

Pokud plánujete prezenční školení, workshop nebo hybridní akci v Praze, Brně nebo Karlových Varech, rádi vám prostory ukážeme nebo poradíme s formátem.

Formát akce je strategické rozhodnutí

Volba mezi prezenčním, online a hybridním formátem není jen otázka pohodlí nebo rozpočtu. Je to rozhodnutí o tom, co od akce čekáte a jestli to daný formát dokáže dodat.

Prezenční setkání stojí víc. Vrací to ale v podobě lepších rozhodnutí, silnějších vztahů a výsledků, které přetrvají déle než zápis z meetingu. Online šetří čas a peníze tam, kde je výsledkem informace, ne změna. A hybridní formát, pokud je dobře připravený, dokáže obojí propojit bez toho, aby kdokoli zůstal pozadu.