---

Po každé akci se ptáme klientů academy HUB, co jim sedlo a co je zamrzelo. Některé ohlasy nás donutily něco změnit, jiné nás upřímně pobavily. Vybrali jsme ty nejzajímavější, protože právě v detailech se pozná, jestli akce klapla, nebo drhla.

Když si pronajímáte prostor na školení nebo firemní akci, řešíte kapacitu, techniku, cenu. A pak přijde den D a rozhodují úplně jiné věci. Jestli je v sále příjemně, jestli je co k jídlu a jestli se k vám vůbec všichni dostanou. Za roky provozu jsme si udělali docela přesnou představu, co lidi na akcích potěší a co dokáže naopak zkazit jinak skvělý den. Tady je to nejzajímavější z naší schránky zpětné vazby.

Nepřítel jménem teplota

Kdybychom měli vyhlásit vítěze mezi stížnostmi, byla by to jednoznačně teplota. Scénář se opakuje na každé větší akci. Kdo sedí blízko klimatizace, mrzne a shání si svetr. Kdo sedí daleko, ovívá se deskami s programem. Půlka sálu prosí o přitopení, druhá půlka by klidně větrala. Ideální teplota pro všechny zkrátka neexistuje.

Dá se k ní ale hodně přiblížit, když se o tom ví dopředu. Pomáhá rozmístění lidí, nastavení klimatizace ještě před příchodem a možnost operativně přitopit nebo přivětrat.

Zvuky, které slyšíte, až když je ticho

Jedna z nejpoučnějších stížností se týkala myčky. Myčku máme velmi tichou, ale při určitém typu akce, kde se pracuje v soustředěném tichu, začne i nepatrný déletrvající zvuk po chvíli vadit. Od té doby víme, že u některých formátů je lepší myčku prostě nechat na později.

Podobné je to i s kávovarem. Představte si situaci, kdy účastník dorazí pozdě, akce už běží, a cestou k židli mávne na asistentku, že by si dal kafe. Co teď? Vyhovět mu a narušit chod akce mletím kávových zrn? Nebo ho zdvořile odmítnout a kávu nabídnout až o pauze? Jednoznačná odpověď neexistuje, záleží na konkrétním klientovi a typu akce. Proto se s klienty dopředu domlouváme, jak se takové situace budou řešit, aby potom nikdo nemusel improvizovat.

S kávovarem nám přišla ještě jedna stížnost, a to že mele kávu příliš pomalu. Pravda byla o něco prozaičtější. Dotyčný lektor přišel pozdě, byl ve stresu a časový skluz svedl na pomalý kávovar. Někdy za pocitem „tady něco nefunguje“ stojí úplně jiná příčina.

Jídla je málo. Jídla je moc. A je v něm špatné jídlo

Catering je kapitola sama pro sebe. V jedné zpětné vazbě stojí, že jídla bylo málo. V další z téže sezóny, že ho bylo příliš. Že je moc masa. Že je moc vegetariánských jídel…

Řešení je ve správné komunikaci s klientem. Předem si společně projdeme, kdo na akci dorazí, jestli převažují muži, nebo ženy, jestli půjde spíš o publikum, které ocení vydatnější občerstvení, a hlavně jaké jsou intolerance a dietní omezení. Coffee break pak sedí mnohem líp než univerzální „něco pro každého“. Jídlo je totiž jedna z věcí, kterou si účastníci z akce pamatují opravdu dlouho.

Pak je tu ještě jeden scénář, který nás upřímně mrzí nejvíc. Občas se organizátor rozhodne coffee break neobjednat, stačí prý káva a voda. Jenže během dne se hlad ozve a účastníci začnou po prostorech pokukovat, jestli se někde neobjeví aspoň sušenka. My jim v tu chvíli musíme vysvětlit, že jídlo jednoduše nebylo objednané, a je to nepříjemné pro všechny. Pro hosty, kteří o pauze běží shánět něco do nejbližší samoobsluhy, i pro nás, protože ten rozpačitý moment vnímáme stejně jako oni. Proto s klienty rádi probereme dopředu i to, jestli délka a intenzita programu k nějakému občerstvení přímo nevolá. Někdy pár chlebíčků navíc udělá pro náladu v sále víc než cokoli jiného.

Cesta do academy HUB Praha je taky součást zážitku

Sídlíme ve vnitrobloku a to má dvě strany. Ta hezká: je u nás klid, i když sídlíme v samém srdci rušného Karlína. Ta méně hezká: některé navigace naše místo tvrdošíjně pletou a první návštěva občas znamená malé kolečko kolem bloku.

Vyřešili jsme to po svém, natočili jsme krátké video, které vás k nám navede spolehlivěji než mapa. Podobně jsme přistoupili k parkování. Máme čtyři místa v garáži, což na větší akci nestačí, a tak spolupracujeme s parkovacím domem hned vedle a se službou Mr. Parkit.

Zazvoňte, prosím

Abyste se k nám dostali, musíte zazvonit. Někomu to zprvu přijde jako zbytečná překážka. My jsme za to ale rádi, protože právě díky tomu dokážeme klientům zajistit maximální bezpečí. Nedostane se k nám jen tak někdo z ulice a organizátor má jistotu, že o každém příchozím víme.

Wi-fi, která musí utáhnout 30 lidí a umělou inteligenci

Slabá wi-fi je dnes něco jako studená káva, drobnost, která umí pořádně naštvat. U nás to byla přímo výzva. Na školení zaměřená na práci s AI se běžně připojuje 30 lidí naráz a všichni zároveň tlačí data. Původní připojení jsme museli výrazně posílit, protože „docela dobrá“ wi-fi u takového programu jednoduše nestačí. Dnes zvládneme i plný sál.

Pohodlí

Jeden z nejmilejších dotazů, jaký nám kdy přišel, zněl: „Jak měkké jsou u vás židle? Vydržím na nich sedět 8 hodin?“ Otázka je vlastně chytrá. Kdo někdy proseděl celodenní školení na tvrdé židli, ví, že tohle není maličkost. U nás si na židlích dáváme mimořádně záležet, sedíte na pohodlných dřevěných židlích značky TON.

Pohodlí neřešíme jen vsedě u stolu. Po obědě přichází na spoustu lidí útlum a i zkušený manažer občas ocení chvíli klidu. Proto u nás nezůstává nevyužitý ani gauč, lektoři i účastníci si na něm rádi na pár minut dáchnou a načerpají síly na odpolední blok. Gaučů sice nemáme tolik, aby se vešli všichni najednou, ale kdo potřebuje na chvíli vypnout, místo si najde.

Co si z toho bereme

O úspěchu akce nerozhodují velké věci, ale detaily. Teplota, zvuk, catering, kvalita wi-fi, cesta ke dveřím. Právě proto se ptáme dopředu a po akci nasloucháme, i když nám někdo vynadá kvůli kávovaru. Protože upřímná zpětná vazba je to necennější, co od vás můžeme dostat.

Jestli plánujete podzimní akci, tohle všechno rádi vyřešíme za vás, ideálně ještě dřív, než vás napadne řešit teplotu u klimatizace 🙂